Ein Kontoauszug, eine Preisliste oder ein Bericht kommt als PDF, und Sie brauchen die Zahlen in einer Tabelle. Abtippen ist langsam und fehleranfällig, und Kopieren und Einfügen kippt meist alles in eine einzige Spalte. Diese Anleitung erklärt, warum Tabellen so schwer aus einem PDF zu holen sind und wie sie als echte, nutzbare Zahlen in Excel landen.
Warum sich eine PDF-Tabelle nicht sauber einfügen lässt
Ein PDF speichert keine Tabelle. Es speichert Text an festen Positionen einer Seite und manchmal ein paar Linien darum. Excel muss raten, wo Zeilen und Spalten beginnen, weshalb eine eingefügte Tabelle oft als Textblock ankommt.
Zwei Arten von Tabellen verhalten sich unterschiedlich:
- Tabellen mit Linien haben sichtbare Rahmen, die Zellgrenzen lassen sich also aus den Linien lesen.
- Tabellen ohne Rahmen, etwa die meisten Kontoauszüge, sind nur ausgerichteter Text. Die Spalten müssen aus dem Leerraum zwischen den Wörtern erschlossen werden.
Zahlen sollen Zahlen sein
Das schlechteste Ergebnis ist eine Tabelle, in der jede Zahl als Text gespeichert ist. Sie sieht richtig aus, aber SUMME liefert null, und beim Sortieren steht 100 vor 20. Klicken Sie nach jeder Umwandlung auf eine Zelle und prüfen Sie, ob sie rechtsbündig ist und eine Summe wirklich addiert.
Achten Sie auf Währungssymbole, Tausendertrennzeichen, negative Beträge in Klammern und Datumsangaben. Dort gehen Umwandlungen am häufigsten schief.
Eine PDF-Tabelle in Excel umwandeln
- Öffnen Sie PDF in Excel und fügen Sie Ihr PDF hinzu.
- Sehen Sie sich die Vorschau der erkannten Tabellen an und wie viele Seiten gelesen wurden.
- Wählen Sie, wie die Blätter angeordnet werden: ein zusammengeführtes Blatt, das eine über mehrere Seiten laufende Tabelle verbindet, ein Blatt pro Seite oder ein Blatt pro Tabelle.
- Umwandeln und die .xlsx-Datei herunterladen.
Der Konverter behandelt Währungen, Dezimalzahlen, Prozentwerte und negative Beträge als echte Zahlen und entfernt beim Zusammenführen einer langen Tabelle die Kopfzeile, die oben auf jeder Seite wiederkehrt. Dateien werden über eine verschlüsselte Verbindung an unseren Server gesendet, umgewandelt und gelöscht, sobald das Ergebnis zurückgegeben wurde. Dateien bis 50 MB werden akzeptiert.
Das Ergebnis immer prüfen
Auch eine gute Umwandlung verdient einen kurzen Check:
- Summen vergleichen. Addieren Sie eine Spalte in Excel und vergleichen Sie sie mit der im PDF gedruckten Summe.
- Erste und letzte Zeile jeder Seite ansehen, dort werden Tabellen am häufigsten getrennt.
- Verbundene oder umgebrochene Zellen beachten. Eine Zelle, die im PDF zweizeilig war, kann zu zwei Zeilen werden.
- Vorsicht bei Scans. Ein gescanntes PDF ist ein Bild, kein Text. Die Erkennung kann falsch sein, prüfen Sie also jede wichtige Zahl.
Häufig gestellte Fragen
Werden Formeln wiederhergestellt?
Nein. Ein PDF enthält die Ergebnisse, nicht die Formeln dahinter. Sie erhalten die Werte und können eigene Formeln ergänzen.
Kommt es mit einer Tabelle über viele Seiten zurecht?
Ja. Der zusammengeführte Modus verbindet passende Tabellen aufeinanderfolgender Seiten zu einem Blatt.
Bleibt das PDF auf Ihrem Server?
Nein. Es wird gelöscht, sobald die Excel-Datei zurückgegeben wurde.
Was, wenn nur ein Teil des PDFs eine Tabelle ist?
Nutzen Sie die Vorschau, um zu sehen, was erkannt wurde. Bei kompliziertem Layout hält die Option „Ein Blatt pro Tabelle“ die Tabellen getrennt, sodass Sie das Nötige kopieren können.
Kurz gesagt
Ein PDF enthält nur positionierten Text, deshalb muss ein Konverter die Tabelle neu aufbauen. Wählen Sie ein passendes Layout, stellen Sie sicher, dass die Zahlen echte Zahlen sind, und vergleichen Sie eine Summe, bevor Sie sich auf die Datei verlassen.
