Sie schicken eine Tabelle, und auf der gedruckten Seite fehlen die letzten drei Spalten, oder das PDF verteilt eine Tabelle auf vier Blätter. Excel in PDF umzuwandeln ist einfach, wenn Sie vorab ein paar Dinge festlegen: welche Blätter, welche Ausrichtung und wie breit die Tabelle sein darf.
Warum Tabellen über Seiten hinweg auseinanderbrechen
Ein Arbeitsblatt hat keine Seiten. Excel erfindet die Seitenumbrüche erst beim Drucken, abhängig von Papiergröße, Rändern und Skalierung. Eine Tabelle, die breiter als die Seite ist, läuft auf zusätzliche Seiten über, und die rechten Spalten werden von den Beschriftungen getrennt, zu denen sie gehören.
Drei Einstellungen entscheiden, wie ein Blatt aufs Papier kommt:
- Ausrichtung. Breite Tabellen brauchen fast immer Querformat.
- Skalierung. Alle Spalten auf eine Seitenbreite zu bringen hält die Tabelle zusammen, auf Kosten kleinerer Schrift.
- Papiergröße. A4, Letter und Legal haben unterschiedliche Breiten.
Eine Excel-Datei in PDF umwandeln
- Öffnen Sie Excel in PDF und fügen Sie Ihre Datei hinzu. .xlsx, .xls, .csv, .tsv und .ods werden akzeptiert.
- Prüfen Sie die gefundenen Blätter. Wandeln Sie die ganze Arbeitsmappe um oder wählen Sie ein einzelnes Blatt.
- Wählen Sie Hoch- oder Querformat (breite Daten werden im Querformat vorgeschlagen), die Papiergröße und ob alle Spalten auf eine Seite sollen.
- Umwandeln und das PDF herunterladen.
Das PDF ist ein Vektordokument, der Text bleibt beim Zoomen und Drucken scharf. Dateien werden über eine verschlüsselte Verbindung an unseren Server gesendet, umgewandelt und gelöscht, sobald das PDF zurückgegeben wurde. Dateien bis 50 MB werden akzeptiert.
Tipps für ein sauberes PDF
- Verbergen Sie, was der Leser nicht braucht. Hilfsspalten und Notizblätter gehören in die Excel-Datei, nicht ins PDF. Wandeln Sie nur das Blatt um, das Sie teilen wollen.
- Prüfen Sie die breiteste Zeile. Zwingt eine lange Textzelle die ganze Tabelle zum Schrumpfen, brechen Sie den Text dieser Spalte um oder kürzen Sie ihn.
- Verwenden Sie klare Überschriften. Eine wiederholte Kopfzeile macht eine lange Tabelle leichter lesbar.
- Sehen Sie sich das Ergebnis an. Zoomen Sie einmal auf 100 %, um sicherzugehen, dass der kleinste Text noch lesbar ist.
CSV-Dateien
Eine .csv-Datei hat keine Formatierung, nur Werte. Der Konverter gestaltet sie mit Kopfzeile, feinen Rahmen und an den Inhalt angepassten Spaltenbreiten, was für einen ordentlichen Bericht meist genügt. Brauchen Sie bestimmte Schriften oder Farben, formatieren Sie die Daten zuerst in Excel und wandeln die .xlsx um.
Häufig gestellte Fragen
Sind meine Formeln im PDF sichtbar?
Nein. Ein PDF zeigt die berechneten Werte, nicht die Formeln dahinter.
Kann ich nur ein Blatt umwandeln?
Ja. Wählen Sie nach dem Hinzufügen der Datei ein einzelnes Blatt oder die ganze Arbeitsmappe.
Warum ist die Tabelle winzig geworden?
Alle Spalten auf eine Seitenbreite zu bringen verkleinert die Tabelle. Ist die Schrift zu klein, schalten Sie diese Option aus und lassen die Tabelle auf einer zweiten Seite weiterlaufen, oder entfernen Sie nicht benötigte Spalten.
Bleibt meine Tabelle auf Ihrem Server?
Nein. Sie wird gelöscht, sobald das PDF zurückgegeben wurde.
Kurz gesagt
Legen Sie zuerst Blätter, Ausrichtung und Seitenbreite fest, wandeln Sie um und sehen Sie sich das PDF einmal in voller Größe an. Ein PDF eignet sich gut, um Zahlen zu teilen, die gelesen, aber nicht verändert werden sollen.
